В условиях масштабных логистических вызовов и высокой конкуренции железнодорожная сфера всё сильнее нуждается в выстроенной системе закупок и проверенных партнерах. АО «Железнодорожная торговая компания» (ЖТК), являющаяся с 2007 года единственным оператором питания для инфраструктуры ОАО «РЖД», демонстрирует пример того, как крупная организация может «поставить систему закупок на рельсы» — не только в прямом, но и в стратегическом смысле, обеспечивая эффективность и надежность управления цепочками поставок.

С момента основания ЖТК стала неотъемлемой частью жизни миллионов железнодорожников и пассажиров по всей стране. Более 4 тысяч человек трудятся в компании, отвечая за то, чтобы горячее питание, напитки и товары первой необходимости всегда были доступны в любой точке железнодорожного пути. Такая масштабность создает огромные возможности для поставщиков, одновременно предъявляя высокие требования к организации закупок и логистике.

Логистические барьеры в закупках

За последние годы объем закупочных процедур в ЖТК практически утроился — в 2020 году он превысил 1,5 млрд рублей, а к 2024 году достиг уже более 4,1 млрд рублей и продолжает расти. Такой объем требует не только централизованного подхода, но и поиска новых, надежных партнеров, способных обеспечить своевременные поставки на территории всей страны — от крупных городов до отдаленных станций.

Работа с закупками региональных филиалов компании, как правило, не вызывает сложностей: местные поставщики охотно участвуют в тендерах и быстро реагируют на потребности. Вместе с этим основная часть закупок осуществляется централизованно, но с разными базисами поставок, что усложняет поиск подходящих партнеров. Многие компании не готовы поставлять свою продукцию в различные регионы России, поскольку это влечет за собой логистические сложности и дополнительные затраты. Кроме того, некоторые товары нуждаются в особых условиях транспортировки и хранения, что требует строгого планирования и координации.

Превращая сложности в возможности: система подбора поставщиков платформы «ТЭК-Торг»

Решение было предложено платформой «ТЭК-Торг» — электронной торговой площадкой федерального уровня. Специалисты отдела по привлечению поставщиков провели масштабную работу по созданию релевантной базы участников, сегментируя их по регионам и ключевым параметрам. В настоящее время платформа содержит данные более чем по 100 характеристикам поставщиков: контактную информацию, юридический статус, виды деятельности, а также сведения из официальных источников и истории участия в закупках.

Система подбора поставщиков, предложенная «ТЭК-Торг», учитывая заданные параметры, включая квалификационные требования (наличие лицензий, сертификатов и т.д.), а также атрибуты продукции и услуг, формирует список подходящих поставщиков и ранжирует его по степени вероятности их участия в тендере. После этого категорийные менеджеры связываются с потенциальными участниками и проверяют полученную информацию. В результате компания получает именно того партнера, который соответствует ее требованиям, а не просто дополнительного участника торгов.

Например, при заказе молочной продукции для всей сети ЖТК удалось привлечь пять компаний, полностью соответствующих требованиям закупочной документации. В результате был выбран поставщик, предложивший наиболее выгодные условия, что позволило снизить начальную цену договора на 10%.

Категорийный менеджмент в действии

Практика ЖТК подтверждает: автоматизация процессов в сочетании с человеческим подходом позволяет уверенно справляться даже с самыми сложными закупками.

Около 90% закупок компании — это поставка продуктов питания, напитков и бытовых товаров, остальная часть — услуги по организации питания, логистике и сопутствующие услуги. Многие из закупок комплексные — например, для филиала в Нижегородской области требовалась разовая поставка мясной продукции, сыров и хлебобулочных изделий. В условиях, когда поставщики специализируются на производстве только отдельных групп товаров, комбинировать такие закупки в рамках одного заказа бывает сложно в связи с тем, что часть продукции поставщику придется выкупать у других производителей, кроме этого, у каждого продукта могут быть разные условия хранения и срок годности.

Категорийные менеджеры «ТЭК-Торг» расширили базу релевантных участников: проведя тщательное исследование рынка, они выявили и проверили потенциальных участников на соответствие требованиям. Лично приглашая каждого поставщика к участию, команда также обучила тех, кто ранее не имел опыта работы на платформе. Такой персональный подход привел к росту конкуренции — количество заявок на один лот увеличилось до шести, а сама закупка стала более прозрачной и выгодной для ЖТК.

Не менее актуальна для ЖТК проблема фиксации ценообразования. Многие поставщики зависят от урожая, транспортных условий или сезонности, что усложняет долгосрочное планирование. В ответ на это специалисты отдела привлечения поставщиков «ТЭК-Торг» ежегодно расширяют и сегментируют базу участников, чтобы обеспечить стабильность цены и поставки в долгосрочной перспективе.

За последние четыре года конкуренция в закупках ЖТК выросла на 45%, а число участников торгов превысило 600 компаний, формируя устойчивое ядро партнеров. Масштабная работа специалистов по привлечению новых участников и расширению базы поставщиков позволяет компании уверенно двигаться вперед, превращая закупки в слаженный механизм.

Итог очевиден: правильно выстроенная закупочная система в сочетании с категорийным менеджментом — залог надежности и конкурентоспособности. «Поставить закупки на рельсы» — значит обеспечить бесперебойные поставки, повысить конкуренцию и снизить затраты. В ЖТК научились видеть не только цену, но и ценность партнерства, построив надежный мост между компанией и поставщиками, готовыми реализовать даже самые сложные запросы.